方法概述

對工作會(huì)議中的主要內(nèi)容尤其是重要對話、重大事項(xiàng)、會(huì)議結(jié)果、相關(guān)的解決辦法和行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行概括記錄，并進(jìn)行歸檔、管理、查詢、問題追蹤和未來追溯。

操作流程

會(huì)議紀(jì)要閉環(huán)的標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作：

記錄 整理 提交 追蹤 存檔

1.會(huì)議紀(jì)要記錄原則

（1）所有會(huì)議均需要做會(huì)議記錄，以方便相關(guān)信息的查詢和后續(xù)追蹤、落實(shí)；

（2）會(huì)議紀(jì)要需要如實(shí)記錄，對內(nèi)容進(jìn)行概括、總結(jié)，分類別或分項(xiàng)目記錄；

（3）會(huì)議紀(jì)要包含（但不僅限于）如下內(nèi)容：會(huì)議的基礎(chǔ)信息（時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員）、主要內(nèi)容以及議題、會(huì)議討論決定的重大事項(xiàng)、會(huì)議決定的行動(dòng)計(jì)劃或改進(jìn)措施。

2.會(huì)議紀(jì)要整理原則

（1）整理人員：

內(nèi)部會(huì)議：由部門負(fù)責(zé)人指定。

跨部門會(huì)議：參與人員自行安排人員跟進(jìn)。

（2）整理要求：

標(biāo)題采用微軟雅黑5號字，加粗。

正文采用微軟雅黑5號字。

重點(diǎn)部分標(biāo)紅加粗。

（3）重大會(huì)議的特殊整理流程：

重大會(huì)議定義：公司級并且與本部門或者本項(xiàng)目密切相關(guān)的會(huì)議。

重大會(huì)議的特殊流程：

結(jié)束之后需要組織參會(huì)人員對會(huì)議中的重大議題進(jìn)行討論，并將討論會(huì)記錄在會(huì)議紀(jì)要中。

討論形式：部門內(nèi)人員輪流發(fā)言，會(huì)議召集人或會(huì)議記錄撰寫人員做最后陳述。

3.會(huì)議紀(jì)要的提交原則

（1）會(huì)議紀(jì)要的整理和提交應(yīng)在會(huì)議結(jié)束之后的一個(gè)工作日內(nèi)完成，提交直屬領(lǐng)導(dǎo)審核之后發(fā)給與會(huì)所有人員，并抄送部門負(fù)責(zé)人。

（2）會(huì)議紀(jì)要必須以郵件正文形式發(fā)給所有相關(guān)人員。

（3）會(huì)議紀(jì)要中提及的文件（包括電腦圖、PPT、表格等）都必須以附件形式包含在郵件中。

4.會(huì)議紀(jì)要的追蹤原則

（1）會(huì)議紀(jì)要中涉及的行動(dòng)計(jì)劃及重要工作、遺留問題的追蹤由會(huì)議發(fā)起人安排專人進(jìn)行追蹤、反饋。

（2）會(huì)議若產(chǎn)生需要追蹤的問題子項(xiàng)，必須撰寫會(huì)議紀(jì)要問題追蹤表，提交部門檔案管理員，直到就相關(guān)問題再次召開會(huì)議，解決相關(guān)問題，形成會(huì)議紀(jì)要，并提交部門檔案管理員核銷問題之后才算閉環(huán)。

（3）會(huì)議紀(jì)要形成閉環(huán)之后才可歸檔。

5.歸檔管理

（1）歸檔管理的人員安排：

（a）部門設(shè)立檔案管理員一職，可由相關(guān)人員兼任。

（b）所有部門會(huì)議紀(jì)要，由檔案管理員進(jìn)行歸檔管理。

（c）跨部門會(huì)議的歸檔管理視同（b）條。

（2）歸檔管理的形式：以A4紙質(zhì)形式存放于專用文件夾中，會(huì)議紀(jì)要按時(shí)間排序，文件夾首頁為目錄頁，按會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題首字母拼音排序。

（3）會(huì)議記錄的索引結(jié)構(gòu)：

（a）索引表1：按照會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題的首字母拼音排序；

索引表2：按照會(huì)議紀(jì)要提交人的名字排序。

（b）主文件：按照會(huì)議召開的時(shí)間排序。

（4）會(huì)議紀(jì)要的查詢方式：

（a）按時(shí)間查詢：如果知道會(huì)議的召開時(shí)間，直接查詢主文件。

（b）按標(biāo)題查詢：不清楚會(huì)議召開的具體時(shí)間，從索引表中查詢標(biāo)題首字母查詢主文件存放位置。

（c）按提交人查詢：不清楚會(huì)議時(shí)間、標(biāo)題，則可以從索引表2中按會(huì)議紀(jì)要提交人名字查詢主文件存放位置。

會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的模塊化

操作案例

【電商管理后臺功能溝通會(huì)2013.09.10】會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議時(shí)間：2013年9月10日星期二（16:00—17:30）。

2.會(huì)議地點(diǎn)：電商第一會(huì)議室。

3.與會(huì)人員：陳秀英、馬俊、王楊、李明升、滕愛華、張健等。

4.會(huì)議目的：講解電商整體管理后臺功能，溝通涉及實(shí)際操作中財(cái)務(wù)、運(yùn)營相關(guān)流程。

5.會(huì)議結(jié)論

補(bǔ)充：如果會(huì)議未產(chǎn)生遺留問題，此模塊中，注明未產(chǎn)生遺留問題。

6.遺留問題

7.會(huì)議內(nèi)容：

（1）第三方平臺營銷思路分享及方案的溝通

（2）項(xiàng)目分工對接明細(xì)